CHECKLISTE

Kick-off strukturieren

Was ist das Ziel? Was sind Erfolgsindikatoren (Bsp. Zeit, Kosten etc.)? 

Was sind die Rahmenbedingungen (Ziele, Projektdauer, Beteiligte, Kommunikation, Budget)? 

Rollen und Aufgaben: Wer treibt was voran? Wie ist die Arbeitsteilung zwischen kaufmännischer Abteilung und der IT? Wer entscheidet, welche Software angeschafft wird? 

Wie werden funktionale und nichtfunktionale Anforderungen strukturiert und priorisiert? 

Wer entscheidet, welche Anforderungen wichtig sind? 

Was sind Risikofaktoren, die das Projekt zum Scheitern bringen könnten? Und wie ist ihre Eintrittswahrscheinlichkeit?

Der Unternehmen nennen Vertrauen in Sicherheit und Compliance des Cloud-Providers als Must-have        

Der Unternehmen nennen Rechenzentrum im Rechtsgebiet der EU als Must-have   

Der Unternehmen nennen Leistungsfähigkeit und Stabilität der Cloud als Must-have       

Erstes Analysegespräch im Fachbereich. Im Mittelpunkt stehen die Wünsche des Fachbereichs, die strukturiert erfasst werden müssen:  

• Warum wird die Anwendung benötigt? Wie ist der Status Quo der aktuellen Lösung?  

• Wie hoch ist das Budget?

• Wann soll die Anwendung live gehen?

• Welche Anbieter stehen bereits auf der Longlist?

• Wie kann sich der Fachbereich im Projekt beteiligen? Wo braucht er Unterstützung?
  
  

So strukturieren Sie den Kickoff mit allen Projektbeteiligten 

Sind die Rahmenbedingungen für die neue Rechnungswesen-Software in der Fachabteilung geklärt, folgt ein Kickoff-Workshop mit allen Projektbeteiligten. Ziel dieses Termins ist es, klassische Fragen des Projektmanagements (Wer macht was wann mit welchen Mitteln?) und erste Fragen zur Anforderungsanalyse des Fachbereichs zu klären:  

Nichtfunktionale Anforderungen

Rechte und Rollen für Anwender*innen: Wer soll die Software wie nutzen? (Das hat Auswirkungen auf das Preismodell) 

Endgeräteunabhängigkeit: Ist mobiles Arbeiten möglich? 

Compliance: Werden rechtliche Anforderungen des Gesetzgebers (Bsp. Vorschriften des Handelsgesetzbuchs (HGB) und des Aktiengesetzes (AktG) sowie die EU-Verordnungen für IFRS die Bilanzierung und Offenlegung) eingehalten? Laufen Aktualisierungen von rechtlichen Anforderungen des Gesetzgebers automatisch in der Anwendung ein? Falls ja, wie wird darüber informiert? 

Datenverarbeitung- und Speicherung: Welche Daten aus dem ALT-System sollen in die (Cloud-)Anwendung übernommen werden (Belege, Rechte und Rollen, Einstellungen, Reportings, Mandanten, Abschlüsse, zur Dokumentation verpflichtete Dokumente)?  

IT-Konzept des Cloud-Anbieters: Was sind die Updates und Release-Pläne der Anbieter?  

Service Level Agreements (SLAs): Was sind Support und andere wiederkehrende Dienstleitungen, die Sie in Anspruch nehmen wollen?  

Sicherheit und Zugriffskontrolle: Hat der Cloud-Anbieter ein Sicherheitskonzept? Haben Sie Anforderungen an das Sicherheitskonzept des Cloud-Anbieters? 

Standort von Rechenzentren klären: Soll eine Speicherung ausschließlich in Deutschland erfolgen? Kommen auch Rechenzentren in anderen europäischen Staaten infrage? Möchten Sie im eigenen Rechenzentrum hosten oder das des Cloud-Anbieters nutzen? (Antwortmöglichkeiten: Private Cloud, Public Cloud, Hybrid Cloud)? 

Systemlandschaft analysieren: Mit welchen Systemen arbeitet die kaufmännische Abteilung aktuell? Ist ein Abzug der Daten in die Cloud ohne weiteres möglich? 

Kaufmännische Anforderungen

Welche Funktionalitäten KANN, SOLL und MUSS die Software abbilden? (mögliche Funktionalitäten: Finanzbuchhaltung, Anlagebuchhaltung, Faktura, Belegverarbeitung, Reporting und Analyse) 

• Bsp. Finanzbuchhaltung: Sicheres Offene-Posten-Management, Belegverarbeitung mit Eingabehilfen und Kontierungsvorlagen, E-Payments automatisch verbuchen 

• Bsp. Anlagenbuchhaltung: Wirtschaftsgüter filtern, Einfache Abbildung von organisatorischen Veränderungen, Sonderposten, Zuschüsse und Verwendungsnachweise verwalten 

Wie hoch ist das monatliche Belegvolumen? Soll der Prozess optimiert werden? 

Sollen Workflows (Freigaben, Debitoren und Kreditorenbuchhaltung) flexibel auf die eigene Organisation anpassbar sein? 

Wie heterogen sind die Rechnungsempfänger und das Belegvolumen beim Rechnungsausgang? 

Überblick: Benötigen Sie Mandanten für Tochtergesellschaften oder Abteilungen? 

Bilanzdaten: Möchten Sie E-Bilanz-Taxonomien in die Cloud-Anwendung übertragen? 

Taxonomien: Folgende steuerrechtliche Taxonomien sollen migriert werden: (AUSWAHL) Kerntaxonomie, Branchentaxonomie, Spezialtaxonomie, HGB, KHBV PBV, BWA 

Berichte: Legen Sie fest, welche Berichte nach der Migration zur Verfügung stehen sollen. 

Welche Rechnungswesen-Prozessschritte sollen automatisiert werden? 

Jetzt ist die kaufmännische Abteilung am Zug. Die gesammelten kaufmännischen Anforderungen werden an dieser Stelle noch einmal überprüft und mit der IT-Abteilung priorisiert: Haben sich Ansprüche geändert? Müssen Compliance- oder Sicherheitsanforderungen angepasst werden? 

Parallel zu Anforderungen der Fachabteilung gibt es noch einen anderen Themenkomplex, der eine große Auswirkung auf die Einführung bzw. den späteren Betrieb der Rechnungswesen-Software haben: Die nichtfunktionalen Anforderungen.  

Die heiße Phase beginnt: Ein oder mehrere Favoriten stehen fest. Am Ende eines Auswahlverfahrens stehen die Vertragsverhandlungen. Waren die Vorschritte eher theoretischer Natur, geht es in diesem Schritt in die Umsetzung.  

Ob es am Ende zur Vertragsunterzeichnung kommt, hängt von folgenden Faktoren ab:  

• Kostenszenarien über längere Zeiträume miteinander vergleichen: Nur so werden Kostentreiber sichtbar 

• Sicherheit, Datenschutz und Compliance-Aspekte des Auftragnehmers 

  • Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)  

  • Anforderungen an die DSGVO 

• AGBs des Auftragsnehmers: Immer an das Kleingedruckte denken 

• Planungs- und Investitionssicherheit: Ist die Liquidität des Auftragnehmers sichergestellt? Wie sieht seine Produkt-Roadmap aus? 

• Fahrplan für die Einführung: Integration, Migration der Altdaten, Rechte und Rollen, Maßnahmen zur Schulung, Testumgebung und Go-Live 

• Service Level Agreements, in dem bspw. Serviceleistungen wie Reaktionszeiten oder Updates beschrieben werden

Ist die Tinte trocken, wird der Übergang gestaltet. Im besten Fall betreut Sie der neue Anbieter ganzheitlich bei der Einführung. Ein gemeinsames Projektcontrolling hilft dabei Budgetüberschreitungen, Terminverschiebungen und unerfüllte Erwartungen jederzeit transparent zu halten. 

Je nach Wunsch betreut Sie der Anbieter bei der Inbetriebnahme und den ersten Schritten im Tagesgeschäft. Auch die Reflexion zum Abschluss sowie der Abgleich der Zielerreichung zählt zur Implementierung.  

Stellen Sie sicher, dass der Cloud-Anbieter Ihre Erwartungen versteht und diese mit Ihnen im Projekt gemeinsam optimal umsetzt. Diese Fragen helfen Ihnen dabei.  

Sind die Anforderungen gesammelt, geht es an die Evaluation der Cloud-Anbieter. Hierfür gibt es je nach Organisationsform passende Methoden. 

In den meisten Fällen werden eigene Anforderungen und Leistungsumfang der Anbieter gegenübergestellt und gewichtet. Der Klassiker für die Bewertung von Anforderungen ist die folgende Skala: 

• 0 = Nicht erforderlich, 1 = Nice to have, 2 = Should have, 3 = Must have

Diese Skala wird auf den Leistungsumfang der Anbieter angewendet. Kann ein Anbieter ein Must Have-Kriterium nicht erfüllen, kann er aus der Evaluation exkludiert werden.

In anderen Evaluationen gibt es eine öffentliche Ausschreibung oder beispielsweise ein Proof of Concept. Mittels eines Proof of Concepts (wird gerne bei großen Anforderungskatalogen und komplexen ERP-Lösungen genutzt) können Risiken in der Entscheidung minimiert werden. Der Proof ist hierbei ein Software-Prototyp, der den späteren Anwendern zeigt, wie die Software genutzt wird und dass Anforderungen gemäß der Vorgaben konkret umgesetzt werden können. 

Bei Software-Einführungsprojekten ist es wie beim Hausbau: Ohne Fundament steht das Haus auf wackeligen Beinen. Und was heißt das konkret? Die meisten Probleme entstehen durch ungeklärte Verantwortlichkeiten, nicht mitgenommene Stakeholder sowie fehlende Anforderungskataloge.   

Kaufmännische Softwareeinführungsprojekte sind zumeist komplex. Ob IT-Infrastruktur, Datenübernahme, (Neu-)Konzeptionen von Prozessen oder die Schulung der Anwender - all diese Aspekte müssen Berücksichtigung finden. Zudem muss der reibungslose Ablauf des Tagesgeschäfts auch während des „Umzugs“ gewährleistet sein. Mit dieser Checkliste erhalten Sie Impulse für Ihr Projekt.  

Viele Firmen mussten während der Corona-Pandemie schnell handeln und haben verschiedene Cloud-Dienste implementiert. Leider ohne solide Cloud-Strategie. Dadurch lief das Tagesgeschäft zwar weiter, aber Kostentransparenz, Compliance und Ordnung litten. Die Folge: Die Probleme häuften und verlagerten sich. Denn, was historisch wächst, kann später oft nur unter hohem Zeitaufwand und Kosteneinsatz wieder angepasst werden.  

Vor der Anforderungsanalyse in der Fachabteilung gilt es also zuerst die IT- oder die Cloud-Strategie zu Rate zu ziehen. Diese regelt im besten Fall die technischen Voraussetzungen für den Betrieb einer Cloud-Software. Die IT-Strategie gibt außerdem Aufschluss über notwendige Prozesse zur Einführung und Nutzung von Cloud-Lösungen und Services. In diesem Zusammenhang können auch konkrete Nutzungs- und Migrations-Szenarien definiert werden.  

Eine Cloud-Strategie beleuchtet im besten Fall folgende Themen:  

Folgende Fragestellungen werden in diesem Schritt relevant:  

Die Checklist für kaufmännische Entscheider und IT-Abteilungen. Von A wie Anforderungen sammeln bis V wie Vertragsverhandlung.

Die Checklist für kaufmännische Entscheider und IT-Abteilungen. Von A wie Anforderungen sammeln bis V wie Vertragsverhandlung.